A siker több feltételét vizsgáltuk már, azonban arról még nem esett szó, hogy a belső összhang hogyan teremhető meg és tartható fenn. Ezért ebben a cikkben ennek előállításához és megtartásához szükséges tényezőket vesszük sorra.

0. Korábbi cikkeinkben kifejtett tényezők

• stratégiai szemlélet 
• fókusz

1. Szervezeti struktúra, amely megfelel a működési elvárásoknak

A belső működés hatékonyságához, és a siker alapjainak megteremtéséhez szükség van arra, hogy a szervezet felépítése illeszkedjen a vállalat tevékenységéhez és az abból fakadó igényekhez.

Egy gyors döntéseket igénylő piacon tevékenykedő cég esetében nem optimális egy 5-6 szintből álló  hierarchia, amelyben minden döntéshez szükséges a felsővezetés beleegyezése, valamint minden funkcionális terület egymástól elszeparáltan működik. Ebben az esetben sokkal ideálisabb környezetet tud teremteni egy 2-3 szintből álló, lapos, lean szervezet, ahol összekapcsolódnak az egyes funkciók. Így a cég gyorsan tud igazodni, adaptálódni a piaci változásokhoz.

Egyértelműen szervezeti struktúra szükséges továbbá ahhoz is, hogy mindenki tudja, pontosan hová tartozik, valamint kivel milyen szervezeti viszonyban áll.

Íme, az alapvető strukturális leképezések, amelyek kombinációjából szinte minden piacra össze lehet állítani az ideális formációt:

• lineáris,
• funkcionális,
• mátrix,
• divizionális.

Mindegyiknek van előnye és hátránya, ezért érdemes mélyen megvizsgálni őket, esetleg szervezetfejlesztő tanácsát kikérni.

Több struktúra is működhet egyszerre, egymás mellett, egymást kiegészítve, pl.: funkcionális működés és projektcsapatszerű alkalmankénti munkavégzés.

2. Megfelelően kialakított feladat- és hatáskörök

Az egyértelmű feladatkörök nem csupán az alkalmazottak számára nyújtanak biztonságot, hanem a vezetők számára is, hiszen ezáltal válik egyértelművé, hogy minden feladatra megvan a szükséges ember. Valamint így kerülhető el, hogy fölöslegesen végezzenek el az emberek / a részlegek bizonyos feladatokat.

A felelősségi köröknek is egyértelműnek kell lenniük. Könnyen érthető és minden pillanatban világos a hatáskörök tekintetében az a rendszer, amely a lehető leghatékonyabban támogatja a vállalat működését: egyértelmű, hogy ki miért felelős. Nincsenek viták, teljes az egyetértés.

Ide tartozik még a feladatszervezés fontossága is. Amennyiben jól alakították ki a munkavégzés mikéntjét és a feladatokat / a munkafolyamatok egymásra építését, úgy nem lesz hátráltatás és várakoz(tat)ás a szervezeten belül (a külső hatásoktól eltekintve). Plusz, amennyiben sikerül ezt elérni, úgy kevésbé fogják a szervezeti egységek egymást hibáztatni minden apróságért.

3. Szervezeti kommunikáció

Nem csak az ügyfelek irányában fontos a kommunikáció egységességének fenntartása. Egy vállalaton belül eredményes, ha mindenki az előre megjelölt kommunikációs csatornán keresztül kap információt minden olyan történésről, ami őt is érinti.

Fontos tudatni és kommunikálni azt is, hogy az adott egyének / szervezeti egységek miként járulnak hozzá a (korábban egyértelművé tett) szervezeti cél eléréséhez.

4. Szervezeti célokhoz igazodó céges kultúra

Több szempontból is kiemelkedően fontos, hogy a szervezeti kultúra tudatosan legyen kialakítva.

Nulladik indokként felhozható, hogy a növekvő szervezeteknek fel kell ismerniük, hogy az alapítók értékrendjét nem lehet kiterjeszteni mindenkire “beavatkozások” nélkül. Ellenben sok esetben pont ez a mentalitás az, ami sikeressé tett bizonyos vállalkozásokat már a kezdetekkor.

Olyan kultúra kialakítás a cél, amelyben az ügyféligény kielégítése áll a fókuszban, de az alkalmazottak számára is emészthető és fenntartható formában.

Olyan környezetet kell tudni teremteni, amelyben az emberek motiválása a lehető legegyszerűbb és minél kevesebb beavatkozást igényel.

Végül pedig a hosszútávú életképesség érdekében a vállalatoknak érdemes egy innovációra bátorító miliőt fenntartaniuk, amelyben az emberek képesek ötleteket generálni, azokat a cég fejlődésének érdekében használni.

5. Rendelkezésre álló erőforrások

Amikor kapacitástervezésről, vagy épp a mindennapi munkavégzésen kívüli tevékenységekről van szó, kritikus kérdés,  hogy rendelkezésre állnak-e az emberi, a materiális, valamint az immateriális erőforrások megfelelő mennyiségben és időben.

Fel kell mérni, hogy mekkora kapacitással lehet tervezni, tisztában kell lenni azzal, hogy mit lehet kihozni adott cégből adott erőforrásszint mellett. Így elkerülhető, hogy egy jó ötletet, a megvalósításhoz elegendő kapacitás hiányában elhalasszanak.

Az ilyen korlátokat állító erőforráshiányok lehetnek akár anyagiak, akár a webáruház működéséhez, a logisztikai kapacitáshoz, vagy bármi egyébhez kapcsolódóak.

Célszerű tehát újragondolni, hogy milyen mértékben állnak rendelkezésre az  erőforrások, és nagyban kalkulálni az elérhető és a jövőben szükséges kapacitások mennyiségével. (Ide tartozik az új területek meghódításához szükséges új képességcsoportok begyűjtése is)

Mi történik, amennyiben nincs meg egy vállalkozásban a fent említett, 6 pont által körbeírt belső „összhang”?

• felőrli magát a cég,
• lelassul a működés, azaz hatékonyságvesztés jellemzi,
• a vállalat működésének végével fenyeget.

Van azonban egy jó hírünk, ahogy a korábbi cikkeinkben foglalt tényezők, úgy ezek is javíthatók, megoldhatók, mind belső, mind külső erőforrásból. Így már csupán fel kell ismerni, hogy hol lehet javítani, valamint el kell köteleződni annak érdekében, hogy mindezt végre is hajtsuk.